Как правильно организовать работу из дома

В последние годы полностью удаленные компании доказали, что культура удалённой работы — это не просто привилегия, но и явное преимущество для бизнеса. Кроме того и некоторые UI/UX дизайн-агентства использую практику удаленной работы. И развитие технологий лишь ускоряет этот переход. Мы можем мгновенно общаться в мессенджерах, скоординировать глобальную видеоконференцию через Zoom и отслеживать всю нашу дорожную карту проекта в Asana.

Для сотрудников удаленная работа обеспечивает большую гибкость (позволяет больше времени уделять семье и/или личностному развитию, отсутствует необходимости перемещаться с работы домой или в другую локацию и наоборот), оставляет меньше отвлекающих факторов (рядом никто не общается по телефону, не ведёт разговоры, мешающие сконцентрироваться на задаче) и делает более короткими поездки на работу (или вовсе приводит к отсутствию поездок на работу). Для компаний культура удалённой работы облегчает найм, сокращает расходы на офис и, естественно, привлекает работников с самостоятельной мотивацией и самодисциплиной.

Несмотря на свои преимущества, удаленная работа имеет существенные недостатки. Между одиночеством и изоляцией, неоднозначностью целей организации, нечеткими границами работы и жизни при сложной скоординированность удаленная работа создаёт определённый набор проблем.

Однако, ни одна из этих проблем не является непреодолимой. Анализируя недостатки удаленной работы, мы можем продуманно структурировать наш рабочий день, чтобы смягчить или вовсе нивелировать эти недостатки.

Известно, что люди — это «социальные животные». Исследования показывают, что спонтанные социальные взаимодействия предотвращают ощущение одиночества. Когда вы работаете удаленно, вы пропускаете такие взаимодействия, которые свойственны офису — разговоры между столами, хождение мимо людей в коридорах, совместный обед. Достаточно легко почувствовать себя изолированным, особенно если вы переходите на удаленную работу из шумного офиса.

Если вы живете, работаете и спите в одном и том же физическом пространстве, границы между этим временем вашей работы и вашим личным временем запросто исчезают. Кроме того, гибкость при удаленной работе может привести к тому, что ваши рабочие часы будут отличаться от вашего привычного рабочего времени и перейдут во временный рамки, в которые вы взаимодействуете с вашим нерабочим окружением, что лишь усиливает чувство изоляции.

Как организовать рабочий при удаленной работе?

1. Определите время завершения работы

Когда вы находитесь в обыкновенном офисе, то ясно, что день заканчивается, когда люди начинают уходить из него (обычно в одно и то же время). Когда вы работаете удаленно, у вас нет таких очевидных сигналов, и легко потерять счёт времени и вовремя понять когда вы должны прекратить свою работу.

Чтобы противостоять этому, поставьте себе конкретные цели. Когда вы начнете работать, то в начале дня выберите приблизительный срок, в который вы хотите закончить свою работу в этот самый день. Если что-то в вашем дне существенно меняется, что заставляет вас отвлечься от работы (всякое в жизни бывает, особенно когда знают что вы не работаете например из дома), сделайте переоценку и корректировку своего времени завершения работы и постарайтесь придерживаться этого времени.

2. Придумайте сигналы к началу рабочего дня

Когда вы садитесь за рабочий стол в офисе, ваше тело и мозг вспоминают, что настало время работать. Когда вы просыпаетесь в том же месте, где работаете целый день, нет ясного сигнала для начала рабочего дня.

Научите свой мозг начинать работу, связывая определенные действия с началом работы. Например, выйдите на прогулку, обойдите дом или квартал, а когда вернетесь, сразу начинайте свою работу. Или просто оставайтесь «в своей пижаме» до тех пор, пока вы не будете готовы начать работать, затем переоденьтесь и немедленно начните свой рабочий день.

Выбор постоянно повторяющегося процесса перед началом рабочего дня сможет очертить понятную грань между жизнью и работой, позволив быстрее сфокусироваться на рабочих задачах.

3. Документируйте все необходимые рабочие процессы

При появлении первых же сомнений, следует обязательно задокументировать то, над чем вы работаете, даже если это кажется слишком избыточным и ненужным. Создавайте и документируйте задачи для всего, над чем вы планируете работать. Запишите в общедоступном документе общие подходы работы над каждой задачей, над которой вы работаете.

4. Создайте рабочую зону

Поведенческая психология ознакомила нас с таким понятием, как условный рефлекс. Так же, как собака может начать выделять слюну, когда вы идете к шкафу, в котором хранится её еда, вы наверняка захотите вздремнуть, если заберетесь в кровать, решив что поработать в ней будет уютнее.

Чтобы мозг обрёл рабочий настрой, стоит осознанно выбрать брать участок дома/квартиры/комнаты (или другое место, например коворкинг или кафе), чтобы начать свой день, который вы ассоциируете только с работой и только лишь с работой.

И ради Бога, не работайте в своей постели, иначе вы захотите спать, пока работаете, и наоборот — будете думать о работе, когда будете пытаться уснуть.

5. Скажите НЕТ нездоровым соблазнам

Когда мы заканчиваем небольшую задачу, зачастую хочется сделать перерыв. Эти перерывы могут быть полезными — они дают нам возможность оценить, на каком этапе сейчас находится работа, зарядиться энергией и сосредоточиться на следующей задаче.

Однако существует предел, за которым эти разрывы выводят нас на непродуктивный лад.

Если во время работы присутствует слишком много соблазнов (легкодоступные закуски на кухне, а в соседней комнате телевизор играет в фоновом режиме), вы можете постоянно отвлекаться, когда выполняете задание, независимо от того, насколько оно быстрое или простое.

Чтобы оставаться в рабочей зоне, держите закуски подальше от телевизора, держите телевизор выключенным, и вы несомненно сделаете больше и почувствуете большую награду, когда получите заслуженный перерыв.

6. Найдите время для неформального общения

Спонтанное и ни к чему не обвязывающее общение с друзьями или коллегами делают нас счастливее. Чтобы не чувствовать себя одиноким во время удаленной работы, заранее выделите время для общения.

Более того, как ни странно, удаленная работа может также заставить вас более рационально планировать личное время, чтобы проводить его с родными, близкими и друзьями, особенно если вы работаете в нетрадиционные для вашего близкого окружения часы.

Наконец, стоит немного поэкспериментировать со своей рабочей средой. Пойдите в кафе или библиотеку, где другие можно встретить подобных вам людей, которые так же работают удалённо.

7. Меряйте результаты, а не отработанные часы

Когда вы находитесь в офисе, это естественно измерять производительность с точки зрения «количества отработанных дней в неделю». Удаленная работа требует гораздо большей самодисциплины, чем просто вход и выход из офиса. На уровне компании культура измерения результатов дает каждому сотруднику больше ясности в отношении того, над чем он должен работать.

На индивидуальном уровне постановка измеримых целей и отслеживание результатов — это отличный способ идти в ногу с глобальными целями компании без постоянной проверки с другими людьми, а также хороший способ определить, когда можно прекратить работу (когда вы достигнете конкретной цели, которую вы поставили на конкретный день).

Заключение

Чтобы этот переход был успешным необходимо принять конкретные меры для устранения недостатков, связанных с удаленной работой.

Вы можете преодолеть эти недостатки, грамотно структурируя свои дни, чтобы провести четкие грани между работой и жизнью, побудить свой ум сосредоточиться на работе и выкроить социальное время в соответствии со своим графиком для того, чтобы обрести гармонию и счастье.